Belangrijkste verschil - Grootboek versus proefbalans
Het opstellen van het grootboek en de proefbalans zijn twee belangrijke acties in de boekhoudcyclus die nodig zijn voor het opstellen van financiële overzichten aan het einde van het jaar. Het belangrijkste verschil tussen grootboek en proefbalans is dat grootboek een reeks rekeningen is die gedetailleerde uitgevoerde transacties bevatten, terwijl proefbalans een overzicht is dat de eindsaldi van het grootboek registreert.
INHOUD
1. Overzicht en belangrijkste verschil
2. Wat is een grootboek
3. Wat is een proefbalans
4. Vergelijking zij aan zij - grootboek versus proefbalans
5. Samenvatting
Wat is een grootboek
Het grootboek is de belangrijkste reeks rekeningen waarin alle transacties die binnen het boekjaar zijn uitgevoerd, worden geregistreerd. De informatie in het grootboek is afkomstig uit het dagboek, dat een eerste boek is voor het boeken van transacties. Het grootboek bevat alle debet- en creditboekingen van transacties en is gescheiden door activaklassen. (Activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven)
Bijv. Individuele activarekeningen zoals contanten, debiteuren, vooruitbetalingen, enz. Zullen worden geregistreerd onder de classificatie van activa.
Voor grote bedrijven waar veel transacties worden uitgevoerd, is het vanwege het grote volume misschien niet handig om alle transacties in het grootboek in te voeren. In dat geval worden individuele transacties geboekt in 'subadministraties' en worden de totalen overgeboekt naar een rekening in het grootboek. Dit account wordt de 'Meeboekrekening' genoemd en de accounttypen die over het algemeen een hoog activiteitenniveau hebben, worden hier geregistreerd.
Figuur_1: Voorbeeld van grootboeksaldo
Wat is een proefbalans?
De proefbalans is een samengevat werkblad dat alle grootboeksaldi bevat op een bepaald tijdstip (meestal het einde van het boekjaar) met de bedoeling de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboeksaldi te controleren. Alle debetsaldi worden in de ene kolom geregistreerd en alle creditsaldi in een andere.
Proefbalans biedt in één oogopslag alle eindsaldi in één document, daarom is het gemakkelijk te gebruiken als referentietool. Het helpt ook bij het onthullen van een aantal mogelijke fouten in het geval dat deze zich voordoen, en helpt bij het identificeren van het soort journaalboekingen dat moet worden gepost om de geïdentificeerde fouten te corrigeren.
Belangrijkste doeleinden en toepassingen van een proefbalans
Te gebruiken als beslissingsinstrument om de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboeksaldi te waarborgen
Als alle transacties voor een boekhoudperiode nauwkeurig worden geregistreerd, moet de som van de debetsaldi van de proefbalans gelijk zijn aan de som van de creditsaldi.
Om fouten bij het vastleggen van financiële informatie op te sporen en te corrigeren
Bepaalde soorten fouten in het grootboek kunnen worden geïdentificeerd via de proefbalans. Zij zijn,
- Fouten bij gedeeltelijke weglating (alleen de debetboeking of de creditering wordt geboekt in de rekeningen)
- Fouten bij het overdragen (het eindsaldo wordt verkeerd overgedragen)
- Fouten bij het casten (het totaal van een account wordt min of meer geregistreerd)
In geval van een fout wordt het bedrag dat het verschil veroorzaakt, op de 'tussenrekening' gestort totdat het is hersteld. Indien de debetzijde van de proefbalans groter is dan de creditzijde, dan wordt het verschil bijgeschreven op de tussenrekening en indien het creditsaldo groter is dan het debetsaldo wordt het verschil gedebiteerd van de tussenrekening. Zodra de fouten zijn geïdentificeerd, gecorrigeerd en het proefsaldo is opgeteld, wordt de tussenrekening gesloten omdat het saldo niet meer bestaat.
De volgende posten zullen echter geen discrepantie in de proefbalans veroorzaken.
- Principiële fouten (de boekingen worden op het verkeerde type rekening geboekt)
- Fouten bij volledige weglating (de vermeldingen zijn volledig weggelaten uit de rekeningen)
- Fouten van commissie (een invoer is geboekt in het juiste type account, maar het verkeerde account)
- Fouten bij de oorspronkelijke boeking (onjuist bedrag wordt op de juiste rekeningen geboekt)
- Compensatiefouten (onjuiste invoer in twee of meer accounts heffen elkaar op)
- Fouten bij volledige terugboeking (het juiste bedrag wordt op de juiste rekeningen geboekt, maar de afschrijvingen en bijschrijvingen zijn teruggeboekt)
Wat is het verschil tussen Grootboek en Proefbalans?
Diff Artikel Midden voor Tafel
Grootboek en proefbalans |
|
| Grootboek is een set rekeningen waarin alle transacties worden geregistreerd. | Proefbalans is een samengevatte verklaring die de grootboeksaldi weergeeft. |
| Doel | |
| Het doel is om de laatste boekingen van transacties vast te leggen. | Het doel is om de wiskundige nauwkeurigheid van grootboeksaldi te controleren. |
| Accountclassificatie | |
| Dit gebeurt volgens de rekeningenklasse | Er is geen classificatie van rekeningen. |
| Tijdsperiode | |
| Dit registreert transacties tijdens het boekjaar. | Dit wordt voorbereid op de laatste dag van het boekjaar. |
Samenvatting - Grootboek versus proefbalans
Hoewel het boekhoudproces vroeger erg tijdrovend en kostbaar was, kan het nu met minder tijd en moeite worden uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde boekhoudsoftware. Het is belangrijk om het verschil tussen grootboek en proefbalans nauwkeurig te begrijpen, aangezien beide belangrijke stappen vertegenwoordigen bij het opstellen van financiële overzichten aan het einde van het jaar. In het geval dat er verschillen zijn tussen de debet- en creditsaldi, moeten deze worden onderzocht en moeten corrigerende boekingen worden geboekt voordat verder wordt gegaan met het opstellen van financiële overzichten.
