Belangrijkste verschil - Secretaris versus receptioniste
Secretaris en receptioniste zijn twee belangrijke functies in elke organisatie waartussen enkele verschillen kunnen worden benadrukt. Deze twee posten hebben verschillende rollen, functies en plichten, in tegenstelling tot de populaire misvatting dat dit één en dezelfde banen zijn. Waar een secretaris meer een persoonlijke assistent of administratief medewerker is, is een receptionist de eerste die je tegenkomt als hij een organisatie binnenkomt. Laten we eens kijken naar het verschil tussen de functies van een secretaresse en een receptioniste.
Wie is een secretaris?
Volgens de Oxford English Dictionary is een secretaris een administratieve ambtenaar in een organisatie die wordt gebruikt om brieven te typen, gegevens bij te houden, enz. De functies van een secretaris variëren afhankelijk van de grootte van een organisatie. Terwijl ze in een klein bedrijf misschien zowel de dubbele taken van een receptioniste als een secretaresse moet vervullen, is zij in grote organisaties de persoon die het schema van haar baas organiseert, alle mails ontvangt en beantwoordt, benodigdheden bestelt, plant afspraken met haar baas, typt belangrijke brieven, enzovoort.
Een secretaresse moet een middelbare school of gelijkwaardig diploma hebben en moet beschikken over snelle typevaardigheden. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan personen in te huren met een aanvullend certificaat van vaardigheden op secretaresse-niveau. Laten we nu verder gaan met het begrijpen van de rollen van een receptioniste om een duidelijk idee te krijgen van het verschil tussen de twee.
Wie is een receptioniste?
Een receptioniste is normaal gesproken vereist om mensen bij de receptie te begroeten en hen naar verschillende afdelingen te leiden, afhankelijk van hun vereisten. Zij is ook de persoon die de inkomende oproepen moet afhandelen en de vragen moet beantwoorden en ook moet luisteren naar klachten. Mensen die een belangrijk persoon in de organisatie willen ontmoeten, moeten deze persoon ontmoeten om de datum en tijd van de bijeenkomst te krijgen.
Wanneer u naar een bedrijf belt, hoort u normaal gesproken die van de receptioniste. Een receptioniste moet voor alle bezoekers zorgen en moet een aangename persoonlijkheid, een helpende houding en een lieve stem hebben om indruk op ze te maken. Ze moet een telefoonetiquette hebben, zodat ze alle zakelijke vragen met de grootst mogelijke efficiëntie beantwoordt en losse vragen in echte klanten verandert.
Het is dan duidelijk dat er grote verschillen zijn in de rollen, verantwoordelijkheden en functies van een secretaresse en een receptioniste.
Wat is het verschil tussen secretaris en receptioniste?
Definities van secretaris en receptioniste:
Secretaris: een administratief ambtenaar in een organisatie die in dienst is om brieven te typen, gegevens bij te houden, enz.
Receptionist: een persoon die bezoekers van een kantoor begroet en behandelt.
Kenmerken van secretaris en receptioniste:
Plichten:
Secretaris: Een secretaresse organiseert het rooster van haar baas, ontvangt en beantwoordt alle mails, bestelt benodigdheden, plant afspraken met haar baas, typt belangrijke brieven, enz.
Receptionist: een receptioniste begroet mensen bij de receptie en leidt ze naar verschillende afdelingen, afhankelijk van hun vereisten. Ze moet ook de inkomende oproepen afhandelen en de vragen beantwoorden en ook luisteren naar klachten.
Voorwaarden:
Secretaris: Een attest van secretariële vaardigheid is vereist.
Receptioniste: een specifieke vaardigheid is niet vereist; het individu moet echter een aangename persoonlijkheid hebben, een helpende houding en een lieve stem. Ze moet ook efficiënt zijn in haar werk.
Hoffelijkheid van afbeeldingen:
1. 32B secretaris penningmeester [publiek domein], via Wikimedia Commons
2. "Receptionisten" door Evan Bench uit Parijs, Frankrijk - Receptie. [CC BY 2.0] via Wikimedia Commons
