Kort rapport versus lang rapport
Het schrijven van een rapport in het bedrijfsleven is een noodzaak en er zijn momenten waarop u als zaakvoerder een gedetailleerd rapport moet schrijven en ook momenten waarop u beknopte informatie op een samengevatte manier moet doorgeven. Deze staan bekend als korte rapporten en lange rapporten, en hoewel ze vergelijkbare informatie kunnen bevatten, zijn er verschillen in formaat, stijl, diepgang en natuurlijk de lengte. Laten we de twee soorten rapporten nader bekijken.
Het doel van elk rapport, of het nu lang of kort is, is om duidelijk te zijn, zodat de informatie die bedoeld is om te worden doorgegeven, gemakkelijk te begrijpen is. Het schrijven van een rapport is een vaardigheid die een must is voor alle professionele managers. Het moet duidelijk zijn dat een rapport feiten en cijfers presenteert en dat het niet is om aan te dringen op een argument zoals in een essay het geval is. Elke lezer heeft geen eeuwigheid om een rapport op zijn gemak te lezen en als zodanig moet elk rapport, of het nu lang of kort is, korte en beknopte paragrafen gebruiken met kopjes en tussenkopjes en belangrijke punten onderstreept om het belang ervan te benadrukken.
Een korte rapportage wordt ook wel informeel rapport genoemd, terwijl een lang rapport ook wel een formeel rapport wordt genoemd. Een kort rapport is vaak niet meer dan een enkele pagina met feiten en cijfers op de meest beknopte manier. Een kort rapport is als een memorandum en heeft geen omslag nodig. Deze stijl van rapporteren is vaak ongedwongen en ontspannen. De stijl van schrijven omvat het gebruik van de eerste persoon zoals ik en wij, in schril contrast met lange rapporten waarin de volledige namen van mensen worden gebruikt.
Een lang rapport heeft altijd een titel, inleiding, hoofdtekst en dan conclusie. Het is altijd meer dan één pagina lang. Het bevat soms een begeleidende brief waarin alle details worden vermeld die in het lange rapport zijn opgenomen. Aan het einde van het lange rapport is er een bibliografie en een bijlage. Het is gebruikelijk om een lang rapport te laten drukken en vast te binden met een harde kaft. De toon in een lang rapport is ingetogen en somber in tegenstelling tot een korte brief.
