Dubbele invoer versus enkele invoer
Een boekhoudsysteem kan worden gedefinieerd als een georganiseerde set van handmatige, boekhoudmethoden, procedures en controles die zijn vastgesteld om te verzamelen, vast te leggen, te classificeren, samen te vatten, te interpreteren, tijdig en nauwkeurig te presenteren voor besluitvorming. Boekhouding is een proces waarbij de financiële administratie van een bedrijf goed georganiseerd en up-to-date wordt gehouden. Er zijn twee systemen voor boekhouding of registratie van transacties, één is een systeem met dubbele invoer en de andere is een systeem met één invoer. Vanwege een aantal ernstige nadelen van de methode met enkele invoer en de superieure kenmerken van een systeem met dubbele invoer, werd de methode voor enkelvoudige invoer opgegeven en wordt het systeem met dubbele invoer overal ter wereld gebruikt. Bovendien promootten algemeen aanvaarde accountantsinstanties en gerenommeerde accountantsprofessionals een systeem met dubbele invoer boven een systeem met één invoer.
Eenmalige toegang
Systeem met één invoer registreert slechts één boeking, hetzij debetboeking of kredietboeking, voor een bepaalde transactie. Als er bijvoorbeeld contant geld aan iemand wordt betaald, wordt ofwel contant geld gecrediteerd of wordt de debiteurenrekening gedebiteerd. Systeem met één invoer lijkt meer op een chequeboekregister. Het houdt geen activa- en passivarekeningen bij, dus dit systeem kan het tot op zekere hoogte vergemakkelijken om het nettoresultaat te berekenen, maar niet om de huidige financiële positie van de entiteit te bekijken. Dit systeem kan geschikt zijn voor kleine bedrijven, zoals eenmanszaak, waaraan de wettelijke vereisten en kansen op fraude niet of zeer klein zijn.
Dubbele ingang
Bij het systeem met dubbele invoer heeft elke afzonderlijke debetboeking een overeenkomstige creditering en elke afzonderlijke creditering een overeenkomstige debet-boeking; dat wil zeggen, elke vermelding heeft een tegenovergestelde vermelding. Omdat het twee tegenpolen heeft voor een enkele transactie, kan de rekenkundige nauwkeurigheid eenvoudig worden gecontroleerd door een proefbalans op te stellen. Volgens de boekhoudnormen wordt alle bedrijven (publiek of privaat, beursgenoteerd of niet) en partnerschappen geadviseerd om een dubbele boekhouding te volgen. Het is verplicht voor een organisatie om definitieve rekeningen op te stellen en naar belastingafdelingen te verzenden met behulp van een systeem voor dubbele invoer voor het berekenen van de belasting.
Wat is het verschil tussen dubbele invoer en enkele invoer?
• Er zal slechts één invoer zijn in het systeem met één invoer, terwijl er twee invoer nodig is in het systeem met dubbele invoer voor een bepaalde transactie.
• Een enkele boeking is een onvolledig record, terwijl een dubbele boeking een volledige administratie is.
• Dubbel boekhoudsysteem is complexer en tijdrovender dan enkel boekhoudsysteem.
• Cash- en banktransacties worden in dezelfde kolom geregistreerd onder het systeem met één boeking, terwijl beide afzonderlijk worden geregistreerd in de tegenpartij.
• Manieren om fouten te identificeren zijn veel minder in systemen met één invoer, maar in systemen met dubbele invoer kunnen sommige fouten worden geïdentificeerd door een invoer te kruisen met de overeenkomstige tegenoverliggende invoer.
• Proefbalans kan worden voorbereid voor rekenkundige nauwkeurigheid in een systeem met dubbele invoer, maar dit is niet mogelijk in een systeem met één invoer.
• Alle debet- en creditboekingen worden in dezelfde kolom geregistreerd.
• Definitieve rekeningen kunnen heel gemakkelijk worden opgesteld onder een systeem met dubbele boeking, maar dat is niet mogelijk onder een systeem met één boeking.
• Er is een verplichte vereiste om een dubbel boekhoudsysteem te gebruiken, maar niet om een enkel boekhoudsysteem te gebruiken.
